Paragraaf Bedrijfsvoering - Voorschoten
In de paragraaf bedrijfsvoering licht het gemeentebestuur het voorgenomen beleid toe op het gebied van de PIOFACH-taken. PIOFACH staat voor personeel, informatievoorziening, (juridische zaken), financiën, administratieve organisatie, communicatie en huisvesting. Globaal gezegd zijn het de taken die nodig zijn om de gemeente als organisatie te laten functioneren.
Nieuwe organisatie: de basis op orde
Als gevolg van de ontvlechting van werkorganisatie Duivenvoorde is Voorschoten sinds 1 september 2021 weer zelf verantwoordelijk voor de bedrijfsvoeringstaken. Het jaar 2022 zal in het teken staan van het bouwen en stroomlijnen van de eigen Voorschotense organisatie. Er zal worden gebouwd aan een gemeentelijke organisatie die goed bereikbaar is voor inwoners, organisaties en ondernemers en die dienstverlening hoog in het vaandel heeft. Een organisatie die het mogelijk maakt dat bestuur, organisatie, inwoners, maatschappelijke instellingen en ondernemers daadwerkelijk in verbinding staan met elkaar en waarin we samen werken aan maatschappelijke opgaven. Ieder vanuit de eigen verantwoordelijkheid.
Gastheerschap
De colleges van Voorschoten en Wassenaar hebben besloten om de samenwerking tussen de gemeenten voort te zetten op het gebied van Maatschappelijke Ontwikkeling (MO), Informatievoorziening & Automatisering (I&A) en Post & Archief (P&A). De taken op het gebied van MO zijn ondergebracht bij Voorschoten, de overig genoemde taken (I&A en P&A) zijn onder gebracht bij de gemeente Wassenaar.
Opbouw en ontwikkeling Voorschotense organisatie
Als basis gelden drie kernwaarden: vakkundig, betrouwbaar en in eenvoud. Er zal worden geïnvesteerd in vakkennis en hoe we met elkaar werken. Hierbij zal ook gebruik worden gemaakt van de kennis en ervaring van inwoners, ondernemers en samenwerkingspartners in de regio. Ter ontwikkeling van het eigen personeel gaat Voorschoten in 2022 werken met LMS (Learning Management Systeem) waarin een ruim aanbod aan opleidingsmogelijkheden is opgenomen; naast individuele trainingen worden er ook organisatie-brede en teamtrainingen georganiseerd.
De nieuwe organisatie gaat uit van opgavegericht werken en organiseren, waarbij de opgaven die zijn vastgesteld in het coalitieakkoord het uitgangspunt vormen voor de gemeentelijke werkagenda. Dit past bij de huidige en toekomstige samenleving en wat van een gemeente mag worden verwacht. Het is een leertraject voor organisatie, bestuur en de Voorschotense gemeenschap.
Nieuwe huisvesting
Het opbouwteam Voorschoten gaat aan de slag met hoe er wordt omgegaan met het thuiswerken/ hybride werken en hoe we zorgen voor een toekomstige huisvesting. Een juiste mix van verschillende soorten werkplekken is belangrijk en moet aansluiten bij de organisatievisie van Voorschoten en de behoeften van de medewerkers. Een analyse van de werkactiviteiten is vereist zodat de juiste keuze kan worden gemaakt bij de inrichting van taakgerichte werkplekken. In 2022 zal een keuze worden gemaakt welke vorm van huisvesting het best bij de nieuwe organisatie past.
Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf het controlejaar 2022 zal niet langer de accountant maar het College verantwoording afleggen over rechtmatigheid. Deze verantwoording zal steunen op de verbijzonderde interne controle (VIC). De VIC toetst of de maatregelen van interne controle in de financiële processen goed werken en wordt gebruikt om de kwaliteit van deze processen te verbeteren. Het opstellen en uitvoeren van de VIC wordt vanaf 2020 door de ambtelijke organisatie uitgevoerd. De controlerend accountant maakt voor haar controle gebruik van de VIC-werkzaamheden en de bevindingen die daaruit volgen.