0.4 Overhead

Toelichting

Overhea d
Conform het Besluit Begroting en Verantwoording worden alle gemeentelijke lasten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de primaire processen hier begroot en verantwoord. In voorgaande jaren betrof dit vooral de gemeentelijke bijdrage aan de werkorganisatie Duivenvoorde tezamen met de kosten voor de huisvesting, tractie en facilitaire kosten van de eigen gemeentelijke organisatie. De volgende kosten vallen onder overhead:

• leidinggevenden in het primair proces (hiërarchisch);
• financiën, toezicht en controle op de eigen organisatie;
• personeel & organisatie/HRM;
• inkoop, inclusief aanbesteding en contractmanagement;
• interne en externe communicatie met uitzondering van klantcommunicatie;
• bestuurszaken en bestuursondersteuning;
• informatievoorziening en automatisering (ICT);
• facilitaire zaken en huisvesting (eigen personeel);
• documentatie en informatieverstrekking (DIV), inclusief expertiseontwikkeling en advies over de procesinrichting;
• managementondersteuning in het primair proces.

Doordat Voorschoten sinds september 2021 weer over haar eigen ambtelijke organisatie beschikt is het eenvoudiger om de personele lasten te koppelen aan bepaalde taakvelden. Dit kan mogelijk leiden tot een verschuiving van lasten bij de begroting 2023, doordat bepaalde lasten die voorheen als overhead werden gelabeld dan direct te koppelen zijn aan taakvelden.

Basis op orde, Kwaliteit en Huisvesting
Een solide basis vinden we belangrijk om een goede start te kunnen maken met de nieuwe organisatie. Dat betekent dat de gemeentelijke organisatie Voorschoten duidelijke procedures moet hebben voor alle werkzaamheden met daaraan gekoppeld concrete kwaliteitsstandaarden. Daarom wordt er gewerkt aan een kwaliteitshandvest. We willen hier zoveel mogelijk van buiten naar binnen werken en inwoners betrekken. Bij een goede basis hoort een goede (inspirerende) werkplek/huisvesting. Er is een enquête uitgezet onder de medewerkers om te onderzoeken aan wat voor soort plekken er behoefte is en hoe medewerkers aankijken tegen thuiswerken nu en in de toekomst in relatie tot corona. In 2022 zal worden verder gewerkt aan een nieuw huisvestingsplan.

Welcome on board
De mensen maken de Voorschotense organisatie, daarom zijn we zuinig op onze mensen en zorgen we voor een goed “onboarding-programma” waarin we onze medewerkers welkom heten in onze nieuwe organisatie. Hier wordt aan gewerkt o.a. door middel van een app genaamd Appical waardoor de medewerkers goed kunnen landen in de nieuwe organisatie. Dit in combinatie met fysieke activiteiten die wij willen organiseren als corona dat toelaat. Ook het bestuur zal hierin een rol krijgen, we vinden het belangrijk dat de samenwerking tussen ambtenaren, college en raad goed is. We zijn daar nu al mee gestart. Zo is het idee dat raadsleden en medewerkers en inwoners elkaar ook meer gaan ontmoeten in de toekomst en medewerkers een gezicht krijgen. We willen meer opgavegericht werken “van buiten naar binnen” en de inwoners nog meer dan dat we al doen betrekken bij onze opgaven en ambities. We doen het tenslotte voor de inwoners. Misschien heeft u dit al gemerkt in overleggen, zoals bijvoorbeeld in het kader van Grip op Samenwerking waarbij de koppeling tussen wethouder, raadslid en ambtenaar wordt gemaakt.